De novo, outra reunião!!
Essa parece ser uma exclamação, muitas vezes, repetida por várias pessoas nas empresas atualmente.
Mas o que isso quer dizer? Já foi diferente no passado? Hoje se faz mais reuniões nas empresas que há 20 anos? Provavelmente, a resposta a essas perguntas é sim.
No início, demoramos um pouco para entender que as transformações organizacionais recentes apontavam para modelos de gestão mais participativos, que enredavam pessoas e áreas nos processos internos de uma forma muito diferente de 20 ou 30 anos atrás. Diante dessa incompreensão, as reuniões que decorriam desses modelos foram alvo de inúmeras críticas e de sugestão de supostas regras de funcionamento adequado. Como se elas fossem o mal, cursos, dicas e receitas foram criadas para que se tornassem mais eficientes. Na verdade essa nossa cegueira parcial era simplesmente uma forma refinada de resistência à mudança, pois a transformação era inevitável, estávamos lidando apenas com um sintoma.
O fato é que a diminuição da hierarquia, o redesenho de processos, as estruturas matriciais e o enxugamento em geral trouxeram uma nova forma de articular e envolver os atores organizacionais nos processos de trabalho.
Quais são, afinal, as características desses modelos em relação aos impactos que trazem ao comportamento humano?:
− são mais amigáveis ao trabalho em equipe em detrimento do trabalho individual;
− preocupam-se igualmente com o comportamento eficiente e o eficaz;
− trazem mais conflitos ao cotidiano porque aumentam a interação entre pessoas e áreas;
− apostam na cultura da participação e do envolvimento das pessoas;
− propõem uma compreensão de processo e não somente a funcional e ou hierárquica;
− exigem visão sistêmica de todos.
Diante desse quadro, as reuniões devem ser encaradas como um espaço e um tempo privilegiados para se fazer as necessárias articulações entre os trabalhos de todos os presentes, para se conseguir o apoio formal de uns ao trabalho de outros, para trocarem-se informações importantes, para o estabelecimento de prioridades, para a busca de consenso diante de interesses legítimos que precisam ser negociados, entre tantas outras finalidades.
Chegar a uma reunião, nas empresas hoje, com a sensação ou a ideia de que ela é desnecessária e burocrática, pode levar a equívocos e retrabalhos posteriores. Mais do que isso, ela é a principal forma de se trabalhar hoje em dia; a reunião é o trabalho. É ali o palco para se decidir avanços e formalizar etapas, envolver pessoas e avaliar progressos, estabelecer alianças e celebrar pactos.
Isso não quer dizer que não se tenha que tomar alguns cuidados com sua condução, seu funcionamento interno e a frequência com que acontecem. Mas como se pode perceber, esse é apenas um aspecto menor da questão, pois a partir do momento que pessoas se conscientizem da sua importância, as reuniões se transformam em trabalho, se apresentam como vitais ao trabalho de todos e começam a receber espontaneamente a contribuição dos participantes para seu funcionamento eficiente. Regras não resolvem esse problema, mas a consciência das pessoas sim.
Nas reuniões, trabalha-se articulado no coletivo, em equipe, que é o formato privilegiado do trabalho nas empresas de hoje. Por isso exigem dos participantes um repertório de comportamento interpessoal diferenciado. Esse sim é o problema.
Aqueles que não contam com esse repertório podem complicar o desenrolar normal de uma reunião. Estamos nos referindo a um grupo de competências essenciais ao desempenho eficaz em modelos de organização do trabalho e de gestão que privilegiam a trabalho coletivo. Essas competências ficam mais visíveis quando se está, por exemplo, em uma reunião:
− administrar conflitos entre áreas e pessoas e construir soluções negociadas;
− estabelecer pactos de planejamento e execução de projetos comuns e /ou compartilhados;
− saber ouvir;
− lidar com pessoas de comportamento difícil;
− superar questões menores e individuais em nome do objetivo comum e coletivo;
− assertividade;
− compor com as diferenças individuais;
− estabelecer consensos;
− incentivar comportamentos adequados, inibir inadequados;
− reconhecer opiniões diferentes e, eventualmente, melhores do que as próprias;
− focar as discussões em aspectos profissionais, tentando isolar os pessoais;
− incentivar as complementaridades de competências entre todos.
Pode-se ir mais adiante, mas essa amostra parece suficiente. É claro que se trata de um repertório muito diferenciado e sofisticado, porém isso se deve à complexidade vivida e experimentada por todas as pessoas nos ambientes organizacionais contemporâneos. Visto dessa óptica, uma reunião se transforma também em um ótimo espaço e tempo de desenvolver pessoas; portanto, um motivo a mais para ser frequentada. Nelas, essas competências são utilizadas e exercitadas com maior frequência e profundidade e, obviamente, levando reflexos ao cotidiano, onde são indispensáveis.
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